Verfahrensdokumentationen in Betrieben werden immer wichtiger: In seinem Schreiben vom 14.11.2014 zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) nimmt das Bundesfinanzministerium auch Stellung zur so genannten „Verfahrensdokumentation“. Danach ist für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erforderlich, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
Aktuell verlangen Betriebsprüfer vermehrt eine Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen.
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, beispielsweise bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation entspricht der Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.
Anmerkung: Ist die Verfahrensdokumentation ungenügend oder fehlerhaft, kann dies zum Verwerfen der Buchführung und entsprechenden Schätzungen führen – wir empfehlen Ihnen daher, sich rechtzeitig mit uns in Verbindung zu setzen!